Planificación de los Sistemas de Información

Se entiende como un procedimiento sistemático de toma de decisiones sobre que hacer con los sistemas de información en el futuro. Esto a evolucionado de tal manera a lo largo de los años que se pueden distinguir cuatro fases:

• La introducción de la informática en las organizaciones
• La expansión anárquica de las aplicaciones informáticas
• La coordinación de los SI con los objetivos de la empresa
• La interdependencia estratégica entre las compañías y los SI

Fase 1: La introducción de la informática en la organización

A partir de los años setenta la informática inicia su presencia en las organizaciones y se limitaba a servir las demandas de mecanización de los procesos administrativos. El objetivo primordial de los directivos al incorporar la Informática en las empresas era la reducción de los costos en el procesamiento de la información y elaborar los procesos con mayor eficiencia y precisión.

Con este objetivo, la elaboración formal de los planes informáticos no existía ni era necesario elaborarlos, ya que se limitaban al desarrollo de aplicaciones informáticas e implementación de peticiones de usuarios. La decisión de los proyectos que se realizan se tomaba a nivel del Departamento de Procesamiento de Datos con un criterio planteado en términos estrictamente económicos.

Esta fase se caracterizó por la dependencia organizacional y funcional del área de informática de las áreas de servicios administrativos, por la existencia de una barrera de comunicación entre los directivos de la empresa y la jefatura de Informática, así como la inexistencia de una conexión entre los objetivos de la empresa con los planes de los sistemas de información.

Fase 2: Expansión anárquica de las aplicaciones informáticas

Una vez resuelto los problemas de mecanización de los procesos administrativos, el departamento de informática tuvo la necesidad de enfrentarse a nuevas peticiones por parte de los usuarios que requerían de un mayor conocimiento del negocio. La falta de comprensión por parte de los responsables de Informática originó que las decisiones para desarrollar aplicaciones se tomarán basándose en criterios como:

• La facilidad de implementación.
• La novedad y el atractivo tecnológico del proyecto.
• El poder de la unidad funcional solicitante.
• El costo del desarrollo a realizar

Esta fase se caracterizó por el desarrollo de incipientes sistemas de información formados por una multitud de aplicaciones transaccionales disjuntas e interconectadas entre sí por otras aplicaciones que les sirven como canal de comunicación; esta disfuncionalidad era evidente tanto desde el punto de vista técnico como funcional.

Fase 3: Coordinación SI con los objetivos de la empresa

La inversión que representaba el área de Informática así como la insatisfacción de los usuarios por el servicio, originó que los directivos de las empresas decidieran afrontar el problema de los Sistemas de Información desde un punto de vista global. Así que a partir de ese momento se establecen planes sistemáticos de definición de necesidades de información coherentes con los objetivos estratégicos de las unidades funcionales de la compañía. El Plan de SI contemplaba además de los proyectos a desarrollar, las prioridades de la empresa en la asignación de recursos a las tecnologías de información.

Esta fase se caracterizó por la intervención de la alta Dirección en la decisión de los proyectos a implementar, el desarrollo de procedimientos formales de planificación de SI,  el establecimiento de planes informáticos en concordancia con los objetivos de la empresa y el cambio en el rol del responsable de SI, que se convierte en un coordinador del equipo interdepartamental que elabora la propuesta de Plan de Sistemas.

Fase 4: Interdependencia estratégica de la compañía – TI/SI

Una vez superado el aislamiento de los planes de los Sistemas de Información respecto a la estrategia de la compañía, la dirección general se plantea como sacar el mayor provecho de las nuevas tecnologías de la información, por lo que se comienza a visualizar que el uso integrado de TI y SI permitirán a la empresa conseguir ventajas competitivas sostenibles. Para lo anterior es necesario integrar las posibilidades de los SI y de las TI con las estrategias de la empresa en el momento de formularla.

Para lograr una metodología de implementación exitosa de la TI/SI acorde con la estrategia de la empresa se requiere:

• Una cultura en la organización que sea sensible al potencial de las Tecnologías de Información.
• Un conocimiento en el Departamento de SI de los objetivos de la empresa.

Planificación del TI/SI  a partir de la estrategia del negocio

A fin de delimitar el esfuerzo necesario para planificar los Sistemas de Información es conveniente empezar por definir que debe incluir un Plan de Sistemas y Tecnologías de Información (TI/SI):

• Una lista de proyectos a desarrollar en los próximos 3 a 5 años.
• Análisis de la TI/SI con un enfoque de negocio.
• Proridad  de cada proyecto.
• El detalle de los proyectos a desarrollar el primer año, con la finalidad de incluir en el presupuesto anual los recursos necesarios requeridos.
• Mecanismos de evaluación que permitan el seguimiento del plan, tales como un calendario y un presupuesto detallado.
• Un listado de las actividades de la empresa donde la TI puede utilizarse como herramienta de soporte para aumentar su eficacia y eficiencia.

La responsabilidad de desarrollar el plan de TI/SI recae fundamentalmente en la dirección de la empresa con la participación de un responsable de cada área funcional y del departamento técnico, con la finalidad de que este integrado por un equipo que represente a todas las áreas de la empresa.

Esquema general del procedimiento

El procedimiento de planificación requiere de varios grupos de trabajo para su implementación con una función específica, la cual se detalla a continuación:

Comité de TI/SI

Formado por el máximo responsable de la compañía, los responsables de las distintas áreas funcionales y el director de SI.  Sus responsabilidades son:

• Diseño del Sistema de Información.
• Supervisión del proyecto de planificación.
• Comunicación del compromiso de la empresa con el plan de desarrollo.
• Proporcionar los criterios estratégicos para la fijación de prioridades y asignación de recursos.
• Aprobar el Plan de TI/SI desarrollado

Equipo de trabajo

 Lleva a cabo el trabajo operativo encaminado a elaborar el plan de TI/SI, está dirigido por el director de SI e integrado por un director operativo del proyecto (DOP), personal de sistemas y usuarios de los departamentos especialmente dedicados al proyecto de planificación. 

Grupo base

 Integrado por el subdirector general a cargo de SI, el director de SI, el DOP y, eventualmente, por consultores externos expertos en planificación de sistemas de información. Su responsabilidades son:

• Facilitar la negociación entre los usuarios.
• Asegurar la consistencia de los desarrollos.
• Supervisar el equipo de trabajo

Las fases principales que componen el procedimiento de planificación se describen a continuación:

Fase 1: Presentación y compromiso del equipo

Esta fase está dedicada a construir el equipo de trabajo que llevará a cabo la planificación y su presentación ante la organización. Una parte importante del proyecto de planificación es el tiempo dedicado de los responsables de los departamentos y áreas funcionales de la compañía a la tarea de entrevistas y sesiones de trabajo con el equipo de planificación, esto se logra gracias al compromiso de la alta dirección en comunicar que el Plan de TI/SI es un plan que pertenece a toda la organización.

Fase 2: Descripción de la situación actual

Una vez formado el equipo de trabajo y comprometida la organización con el esfuerzo de planificación, el primer paso consiste en describir la situación actual de la compañía en dos dimensiones: el negocio y los sistemas existentes. En esta fase se definen las funciones del negocio para poder identificar las necesidades de información. Aquí es donde se describe a la organización y al sistema de información existente.

Fase 3: Elaboración del Plan de TI/SI

Durante esta fase se lleva a cabo la planificación propiamente dicha, donde se llevan a cabo las siguientes actividades:

• Documentar las necesidades de información de cada una de las funciones del negocio.
• Identificar las necesidades que no son cubiertas o parcialmente cubiertas por los sistemas actuales.
• Formular propuestas de actividades que influyan directamente en las líneas estratégicas de la empresa.
• Estimar el costo aproximado de la alternativa elegida

El resultado es una serie de acciones de TI/SI a realizar durante la vigencia del plan que deberá ser aprobado por el comité de Sistemas.

Fase 4: Programación de actividades

En esta fase se detallan las acciones específicas en forma de proyectos que se llevarán a cabo durante el primer año de vigencia del Plan.

Consideraciones Adicionales

El tiempo que dura el proceso de planificación puede requerir de 1 a 2 semanas hasta 4 o 5 meses, dependiendiendo del tamaño de la empresa, en los casos de más larga duración es importante que el director operativo del proyecto (DOP) lo planifique y controle, de otra forma se alargará aún más. También es recomendable el uso de herramientas que ayuden durante el desarrollo del proceso de planificación a documentar y estructurar la información correspondiente, así como el uso de documentos con un formato prediseñados para tales efectos, de tal manera que los miembros del equipo de trabajo acaben produciendo documentos homogéneos, que puedan se ordenados e identificados con facilidad.

Características de los procedimientos de planificación de SI que parten de la estrategia del negocio

Durante la descripción de un procedimiento de planificación de SI enfocado a la alineación con la estrategia del negocio, se deben de destacar algunas características que constituyen la esencia de este tipo de procedimientos.

• El proceso de planificación debe de ser algo de la empresa, llevado a cabo y dirigido por personal propio
• La alta dirección de la empresa, así como de cada una de las áreas que la forman, deben participar activamente en el proceso
• Se deben de identificar en un matriz las funciones del negocio (filas), así como los criterios de carácter estratégico (columnas)
• Se debe de hacer el costeo de propuestas concretas en el plan en dos fases y personal distinto: uno técnico y el otro de negocio (estratégico)
• La comunicación entre técnicos y directivos durante el transcurso de un proyecto de planificación, debe de establecerse tanto durante las entrevistas de trabajo como durante las sesiones de elaboración de resultados y presentación de los mismos.

Ciclo de Vida del Desarrollo de un Sistema

               Son los pasos a seguir desde que se comienza con la necesidad de un sistema hasta que el mismo es sustituido. Los pasos son:

1.      Planificación

2.      Análisis

3.      Diseño

4.      Implantación

5.      Operación y Apoyo

Planificación:

Comienza con un pedido escrito llamado “system request”, que identifica el sistema de información y los cambios deseados. Pueden ser cambios mayores (un nuevo sistema) o cambios menores (un reporte). El propósito de la fase de planificación es identificar claramente la naturaleza y el alcance del problema. Se requiere una investigación preliminar y el resultado se llama Informe de Investigación Preliminar. La investigación preliminar también es conocida como Estudio de Viabilidad.

Análisis:

El propósito es conocer exactamente cómo trabaja el sistema actual, determinar y documentar qué debe hacer el sistema y recomendar las posibles soluciones. Se utilizan diferentes herramientas para explicar cómo funciona el sistema actual. Primero se hace una determinación de requisitos, donde se define todas las funciones que realiza el sistema actual y se determinan las mejoras necesarias. Luego se desarrolla un plan específico para resolver los problemas del sistema actual; este proceso se llama Análisis de requisitos. El producto de esta fase es el Documento de requisitos del sistema, donde se describe los requisitos de la gerencia y los usuarios, los diferentes planes, sus costos y la recomendación.

Diseño:

El propósito de esta fase es desarrollar un diseño (cómo va a quedar) del sistema de información que satisfaga todos los requisitos documentados. Se determina qué va a hacer el sistema. Se identifican las entradas (Input), salidas (Output), archivos, programas, procedimientos y controles del sistema. El documento creado se llama Especificaciones del Diseño del Sistema y debe ser aprobado por la gerencia y los usuarios.

Implantación:

Esta es la fase en la cual el sistema es creado e instalado. Los programas son escritos, probados y documentados. El propósito de esta fase es entregar un sistema de información completo y documentado, que haya sido revisado y aprobado por la gerencia y usuarios.  Los preparativos finales incluyen la conversión de datos, adiestramientos y la transición del sistema viejo al nuevo. En esta fase se debe realizar una evaluación del sistema luego de implantado para verificar costo-beneficio. El resultado final de la fase de implantación es un sistema listo para usarse.

Operación y Apoyo:

Luego de que la compañía esté utilizando el sistema, a veces es necesario realizar cambios al sistema para hacer mantenimiento o mejoras. Los cambios de mantenimiento son para corregir errores o adaptar el sistema a requisitos del gobierno u otras entidades. Las mejoras son modificaciones para aumentar la capacidad del sistema, como nuevos reportes.